Word-, PowerPoint- und Excel-Dateien auf Barrierefreiheit prüfen
Word, PowerPoint und Excel haben eine eingebaute Barrierefreiheitsprüfung: Wählen Sie Überprüfen → Barrierefreiheit überprüfen, und Office listet Fehler, Warnungen und Tipps für die geöffnete Datei auf, etwa Bilder ohne Alternativtext, Tabellen ohne Kopfzeile und Folien ohne Titel. Sie findet häufige Probleme schnell, prüft aber eine begrenzte Zahl von Regeln; einige manuelle Prüfungen bleiben deshalb nötig.
Aktualisiert am 14. Oktober 2026 · Lesezeit: 4 Min. · Wie wir unsere Ratgeber schreiben und prüfen
Pandus prüft Webseiten, keine Office-Dokumente; diese Seite erklärt, wie Sie die Dokumente selbst prüfen. Die Angaben stammen von den Support-Seiten von Microsoft, geprüft am 14. Oktober 2026.
Wo Sie die Barrierefreiheitsprüfung finden
| Wo | So öffnen Sie sie |
|---|---|
| Windows (Word, Excel, PowerPoint) | Überprüfen → Barrierefreiheit überprüfen; in älteren Versionen Datei → Informationen → Auf Probleme überprüfen → Barrierefreiheit überprüfen |
| Mac (Word, Excel, PowerPoint) | Überprüfen → Barrierefreiheit überprüfen |
| Microsoft 365 im Web | Überprüfen → Barrierefreiheit überprüfen |
| Outlook | Beim Verfassen einer Nachricht: Überprüfen → Barrierefreiheit überprüfen (Windows) oder Optionen → Barrierefreiheit überprüfen (Options → Check accessibility, im Web) |
Der Ergebnisbereich gruppiert die Befunde in Fehler, Warnungen und Tipps. Wählen Sie einen Befund aus, um zur Stelle zu springen; der Bereich erklärt, warum er wichtig ist und wie Sie ihn beheben.
Was sie prüft
Aus der Liste der Regeln, die Microsoft für die Barrierefreiheitsprüfung veröffentlicht:
| Regel | Stufe | Gilt für |
|---|---|---|
| Alle Nicht-Text-Inhalte haben einen Alternativtext | Fehler | Word, Excel, PowerPoint, Outlook |
| Tabellen geben Informationen zu Spaltenüberschriften an | Fehler | Word, Excel, PowerPoint, Outlook |
| Alle Folien haben Titel | Fehler | PowerPoint |
| Zellen kennzeichnen negative Zahlen nicht nur durch rote Formatierung | Fehler | Excel |
| Der Zugriff auf das Dokument ist nicht eingeschränkt | Fehler | Word, Excel, PowerPoint |
| Die Tabelle hat eine einfache Struktur (keine verbundenen, geteilten oder verschachtelten Zellen) | Warnung | Word, Excel, PowerPoint, Outlook |
| Blattregister haben aussagekräftige Namen | Warnung | Excel |
| Ausreichender Kontrast zwischen Text und Hintergrund | Warnung | Word, Excel, PowerPoint, Outlook |
| Audio und Video enthalten Untertitel | Warnung | PowerPoint |
| Die Lesereihenfolge der Objekte auf einer Folie ist logisch | Warnung | PowerPoint |
| Dokumente verwenden Überschriftenformatvorlagen | Tipp | Word, Outlook |
| Folientitel in einer Präsentation sind eindeutig | Tipp | PowerPoint |
Was die Prüfung nicht beurteilen kann
- Sinnvolle Alternativtexte. Sie sieht, dass ein Alternativtext vorhanden ist, nicht, ob „image1.png“ das Diagramm beschreibt.
- Überschriften, die Sinn ergeben. Sie empfiehlt Überschriftenformatvorlagen; ob die Gliederung zum Inhalt passt, kann sie nicht erkennen.
- Verständliche Links. „Hier klicken“ besteht die Prüfung; ein Linktext sollte sagen, wohin er führt.
- Einfache Sprache und Bedeutung von Farben. Informationen, die nur über Farbe vermittelt werden, außer den roten negativen Zahlen in Excel, müssen Sie selbst prüfen.
- Exportierte Dateien. Ein aus dem Dokument erstelltes PDF braucht eine eigene Prüfung: siehe PDF auf Barrierefreiheit prüfen.
Eine kurze manuelle Checkliste
- Nutzen Sie in Word die eingebauten Überschriftenformatvorlagen und auf jeder Folie den Titelplatzhalter.
- Schreiben Sie Alternativtexte, die sagen, was das Bild bedeutet; markieren Sie rein dekorative Bilder als dekorativ.
- Geben Sie Tabellen eine Kopfzeile und vermeiden Sie verbundene Zellen; benennen Sie in Excel jedes Blattregister.
- Prüfen Sie den Textkontrast nach WCAG – 4,5:1 für normalen Text – mit unserem Kontrastrechner oder alle Farbpaare Ihrer Marke auf einmal mit dem Kontrastrechner für Farbpaletten.
- Legen Sie die Dokumentsprache fest und tragen Sie in den Dateieigenschaften den Titel ein.
- Lesen Sie das Dokument nur mit der Tastatur und, wenn möglich, mit einem Screenreader wie NVDA oder der Sprachausgabe von Windows (Narrator).
Welche Regeln für Dokumente gelten
In der EU wendet Kapitel 10 der EN 301 549 auf WCAG beruhende Anforderungen auf Dokumente außerhalb des Webs an, etwa Word- und PDF-Dateien. In den USA wenden die Revised Section 508 Standards WCAG 2.0 A und AA auf die elektronischen Inhalte von Bundesbehörden an, Dokumente eingeschlossen; siehe unsere Seite zu Section 508. Ein Dokument, das auf einer Website angeboten wird, ist für deren Besucher auch Teil dieser Website. Dies sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.
Wo Pandus hilft – und wo nicht
Pandus prüft jede Woche die Webseiten Ihrer Website: die Seite, die das Dokument anbietet, ihren Linktext, die Seitensprache und alles andere auf ihr. Word-, PowerPoint- oder Excel-Dateien öffnet es nicht. Für die Dokumente nutzen Sie die Prüfung in Office und die Liste oben.
Häufige Fragen
Wo finde ich die Barrierefreiheitsprüfung in Word?
Unter Windows, auf dem Mac und im Web wählen Sie Überprüfen und dann Barrierefreiheit überprüfen. In älteren Windows-Versionen finden Sie sie unter Datei, Informationen, Auf Probleme überprüfen, Barrierefreiheit überprüfen. Denselben Befehl gibt es in PowerPoint und Excel.
Prüft die Barrierefreiheitsprüfung von Office den Farbkontrast?
Ja, als Warnung: Die Regel „Ausreichender Kontrast zwischen Text und Hintergrund“ gilt in Word, PowerPoint, Excel und Outlook. Für das genaue Kontrastverhältnis eines Farbpaars nutzen Sie einen Kontrastrechner.
Ist ein Dokument barrierefrei, wenn die Prüfung keine Probleme findet?
Nicht unbedingt. Die Prüfung testet eine begrenzte Zahl von Regeln. Ob Alternativtexte sinnvoll sind, Überschriften Sinn ergeben, Links verständlich sind und die Lesereihenfolge logisch ist, muss ein Mensch beurteilen.
Prüft Pandus Word-, PowerPoint- oder Excel-Dateien?
Nein. Pandus prüft Webseiten. Dokumente, die auf diesen Seiten verlinkt sind, öffnet es nicht; nutzen Sie dafür die Barrierefreiheitsprüfung in Office und die manuellen Prüfungen auf dieser Seite.
Quellen
- Microsoft, Verbessern der Barrierefreiheit mit der Barrierefreiheitsprüfung: https://support.microsoft.com/en-us/office/improve-accessibility-with-the-accessibility-checker-a16f6de0-2f39-4a2b-8bd8-5ad801426c7f
- Microsoft, Regeln für die Barrierefreiheitsprüfung: https://support.microsoft.com/en-us/office/rules-for-the-accessibility-checker-651e08f2-0fc3-4e10-aaca-74b4a67101c1
- US Access Board, Revised Section 508 Standards: https://www.access-board.gov/ict/
- ETSI, EN 301 549: https://www.etsi.org/human-factors-accessibility/en-301-549-v3-the-harmonized-european-standard-for-ict-accessibility