Jak sprawdzić dostępność plików Word, PowerPoint i Excel
Word, PowerPoint i Excel mają wbudowane narzędzie sprawdzania ułatwień dostępu (Accessibility Checker): wystarczy wybrać Recenzja → Sprawdź ułatwienia dostępu (Review → Check Accessibility), a Office wyświetli błędy, ostrzeżenia i porady dla otwartego pliku, np. obrazy bez tekstu alternatywnego, tabele bez wiersza nagłówka i slajdy bez tytułów.
Zaktualizowano 14 października 2026 · 4 min czytania · Jak piszemy i sprawdzamy nasze poradniki
Szybko wychwytuje typowe problemy, ale testuje ograniczony zestaw reguł, więc kilka kontroli ręcznych jest nadal potrzebnych. Pandus sprawdza strony internetowe, a nie dokumenty Office; ta strona wyjaśnia, jak samodzielnie sprawdzić dokumenty. Fakty pochodzą ze stron pomocy Microsoft, sprawdzonych 14 października 2026 r.
Gdzie znaleźć sprawdzanie ułatwień dostępu
| Gdzie | Jak je otworzyć |
|---|---|
| Windows (Word, Excel, PowerPoint) | Recenzja → Sprawdź ułatwienia dostępu (Review → Check Accessibility); w starszych wersjach Plik → Informacje → Wyszukaj problemy → Sprawdź ułatwienia dostępu (File → Info → Check for Issues → Check Accessibility) |
| Mac (Word, Excel, PowerPoint) | Recenzja → Sprawdź ułatwienia dostępu (Review → Check Accessibility) |
| Microsoft 365 w przeglądarce | Recenzja → Sprawdź ułatwienia dostępu (Review → Check Accessibility) |
| Outlook | Podczas pisania wiadomości: Recenzja → Sprawdź ułatwienia dostępu (Review → Check Accessibility, Windows) lub Opcje → Sprawdź ułatwienia dostępu (Options → Check accessibility, wersja przeglądarkowa) |
Panel wyników dzieli znaleziska na błędy, ostrzeżenia i porady. Po wybraniu znaleziska program przechodzi do odpowiedniego miejsca; panel wyjaśnia, dlaczego to ważne i jak to naprawić.
Co sprawdza
Z listy reguł sprawdzania ułatwień dostępu opublikowanej przez Microsoft:
| Reguła | Poziom | Dotyczy |
|---|---|---|
| Cała zawartość nietekstowa ma tekst alternatywny | Błąd | Word, Excel, PowerPoint, Outlook |
| Tabele określają informacje o nagłówkach kolumn | Błąd | Word, Excel, PowerPoint, Outlook |
| Wszystkie slajdy mają tytuły | Błąd | PowerPoint |
| Komórki nie używają wyłącznie czerwonego formatowania dla liczb ujemnych | Błąd | Excel |
| Dostęp do dokumentu nie jest ograniczony | Błąd | Word, Excel, PowerPoint |
| Tabela ma prostą strukturę (bez scalonych, podzielonych ani zagnieżdżonych komórek) | Ostrzeżenie | Word, Excel, PowerPoint, Outlook |
| Karty arkuszy mają zrozumiałe nazwy | Ostrzeżenie | Excel |
| Wystarczający kontrast między tekstem a tłem | Ostrzeżenie | Word, Excel, PowerPoint, Outlook |
| Do audio i wideo dołączono napisy | Ostrzeżenie | PowerPoint |
| Kolejność czytania obiektów na slajdzie jest logiczna | Ostrzeżenie | PowerPoint |
| Dokumenty używają stylów nagłówków | Porada | Word, Outlook |
| Tytuły slajdów w prezentacji są unikatowe | Porada | PowerPoint |
Czego narzędzie nie oceni
- Sensownego tekstu alternatywnego. Widzi, że tekst alternatywny istnieje, ale nie wie, czy „image1.png” opisuje wykres.
- Logicznych nagłówków. Proponuje style nagłówków; nie oceni, czy konspekt odpowiada treści.
- Jasnych linków. „Kliknij tutaj” przechodzi kontrolę; tekst linku powinien mówić, dokąd prowadzi.
- Prostego języka i znaczenia kolorów. Informacje przekazywane wyłącznie kolorem, poza czerwonymi liczbami ujemnymi w Excelu, muszą Państwo sprawdzić sami.
- Plików eksportowanych. PDF utworzony z dokumentu wymaga osobnej kontroli: zob. jak sprawdzić dostępność PDF.
Krótka lista kontroli ręcznych
- W Wordzie proszę używać wbudowanych stylów nagłówków, a na każdym slajdzie symbolu zastępczego tytułu.
- Pisać tekst alternatywny, który mówi, co obraz oznacza; obrazy czysto dekoracyjne oznaczać jako dekoracyjne.
- Nadawać tabelom wiersz nagłówka i unikać scalonych komórek; w Excelu nazwać każdą kartę arkusza.
- Sprawdzić kontrast tekstu według WCAG – 4,5:1 dla zwykłego tekstu – naszym narzędziem do sprawdzania kontrastu lub wszystkie pary kolorów marki naraz narzędziem do kontrastu palety.
- Ustawić język dokumentu i uzupełnić tytuł we właściwościach pliku.
- Przeczytać dokument wyłącznie z klawiaturą i, jeśli to możliwe, z czytnikiem ekranu, takim jak NVDA lub Narrator.
Jakie przepisy dotyczą dokumentów
W UE rozdział 10 normy EN 301 549 stosuje wymagania oparte na WCAG do dokumentów spoza sieci, takich jak pliki Word i PDF. W USA Revised Section 508 Standards stosują WCAG 2.0 A i AA do treści elektronicznych agencji federalnych, w tym dokumentów; zob. naszą stronę o Section 508. Dokument udostępniony na stronie internetowej jest dla jej odwiedzających także częścią tej strony. To informacje ogólne, a nie porada prawna.
W czym pomaga Pandus – a w czym nie
Pandus co tydzień sprawdza strony internetowe Państwa serwisu: stronę, na której udostępniono dokument, tekst linku, język strony i wszystko inne, co się na niej znajduje. Nie otwiera plików Word, PowerPoint ani Excel. Do dokumentów proszę użyć sprawdzania ułatwień dostępu w Office i powyższej listy.
Najczęstsze pytania
Gdzie jest sprawdzanie ułatwień dostępu w Wordzie?
W systemach Windows i Mac oraz w wersji przeglądarkowej proszę wybrać Recenzja, a następnie Sprawdź ułatwienia dostępu. W starszych wersjach dla Windows polecenie jest w menu Plik, Informacje, Wyszukaj problemy, Sprawdź ułatwienia dostępu. To samo polecenie jest dostępne w PowerPoincie i Excelu.
Czy sprawdzanie ułatwień dostępu w Office sprawdza kontrast kolorów?
Tak, jako ostrzeżenie: reguła „Wystarczający kontrast między tekstem a tłem” działa w Wordzie, PowerPoincie, Excelu i Outlooku. Aby poznać dokładny współczynnik dla pary kolorów, proszę użyć narzędzia do sprawdzania kontrastu.
Czy dokument jest dostępny, gdy narzędzie nie znajduje problemów?
Niekoniecznie. Narzędzie testuje ograniczony zestaw reguł. To, czy tekst alternatywny ma sens, nagłówki są logiczne, linki są jasne, a kolejność czytania prawidłowa, musi ocenić człowiek.
Czy Pandus sprawdza pliki Word, PowerPoint lub Excel?
Nie. Pandus sprawdza strony internetowe. Nie otwiera dokumentów podlinkowanych na tych stronach; do nich proszę użyć sprawdzania ułatwień dostępu w Office i ręcznych kontroli opisanych na tej stronie.
Źródła
- Microsoft, Zwiększanie dostępności za pomocą narzędzia do sprawdzania ułatwień dostępu: https://support.microsoft.com/en-us/office/improve-accessibility-with-the-accessibility-checker-a16f6de0-2f39-4a2b-8bd8-5ad801426c7f
- Microsoft, Reguły narzędzia do sprawdzania ułatwień dostępu: https://support.microsoft.com/en-us/office/rules-for-the-accessibility-checker-651e08f2-0fc3-4e10-aaca-74b4a67101c1
- U.S. Access Board, Revised Section 508 Standards: https://www.access-board.gov/ict/
- ETSI, EN 301 549: https://www.etsi.org/human-factors-accessibility/en-301-549-v3-the-harmonized-european-standard-for-ict-accessibility